Pengawasan

Pengertian Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan. 

 

Bentuk-Bentuk Pengawasan

a.    Pengawasan pendahuluan

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang akan terjadi/perkembangan tujuan.

b.    Pengawasan concurrent

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan sedang dilakukan dinamakan Pengawasan “Concurrent”. Pengawasan ini sering disebut pula sebagai Pengawasan “Ya-Tidak”, Screening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check”­­ yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Pengawasan concurrent tidak hanya berhubungan dengan kinerja kemanusiaan saja tetapi juga pada bidang-bidang seperti kinerja peralatan-peralatan penampakan departement.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

ü Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

ü Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

c.    Pengawasan umpan balik

Pengawasan umpan balik, yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna ukur penyimpangan yang mungkin terjadi/tidak sesuai dengan standar.

Tahap Proses Pengawasan

1.    Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a)    Standar fisik.

b)   Standar moneter.

c)    Standar waktu.

2.    Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3.    Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan continue, yang berupa atas pengamatan, laporan, metode, pengujian dan sampel.

4.    Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standard an Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terkado demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan kepurusan bagai manajer.

5.    Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Perbedaan Tipe Mode Pengawasan

a.    Metode kuantitatif

Teknik ini memerlukan data khusus, guna mengukur dan memeriksa kuantitas serta kualitas keluaran (output). Metode-metode kuantitatif terdiri dari :

1.    Anggaran (budget)

a)    Anggaran Operasi :

·      Anggaran penjualan

·      Anggaran kas dan sebagainya

b)   Anggaran Khusus :

·      Planing, programming budgetring system (PPBS)

·      Zero base budering (ZBB)

2.    Audit

·      Internal

·      Eksternal

3.    Analisa Break Even

4.    Analisa Rasio

5.    Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu kegiatan seperti:
bagan gantt, program evaluation and review technique (PERT) dan
critical path method (CPM)

b.    Metode pengawasan non kuantitatif

Metode pengawasan non kuantitatif merupakan metode yang digunakan para manajer dalam melaksanakan fungsi pengawasan. Biasanya pengawasan ini bersifat "menyeluruh" terhadap semua aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengan kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan.

Penggunaan Anggaran Dalam Pengawasan

Salah satu peralatan pengawasan organisasi adalah anggaran (budget). Budget merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan.

Budget adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. standart ini biasanya dalam bentuk rupiah agar mudah menghitung berbagai kegiatan organisasi, memberikan informasi sumber daya pokok organisasi. Anggaran juga sebagai pengendali koordinasi kegiatan-kegiatan organisasi.

Pengawasan anggaran (budgetary control) adalah suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

a.    Pengawasan anggaran dan pusat-pusat tanggung jawab

Sistem pengawasan dapat dirancang untuk memonitor fungsi atau proyek organisasi. Pengendalian atas fungsi bertujuan untuk memastikan, bahwa aktivitas tertentu (seperti produksi atau penjualan) dilaksanakan dengan baik dan hasil akhir yang diperinci telah tercapai (seperti pembangunan produk baru).

Semua pusat pertanggungjawaban menggunakan sumber-sumber (input atau biaya) untuk menghasilkan sesuatu yang lain (output atau penghasilan).

Ada 4 macam pusat pertanggungjawaban :

1. Pusat penghasilan (revenue centers) adalah satuan organisasi dimana keluaran diukur dalam bentuk moneter tetapi tidak secara langsung dibandingkan dengan biaya-biaya masukan.
2. Pusat biaya (expence centeres) yang diukur hanya masukannya saja dalam ukuran moneter. Jadi budget dirancang hanya untuk bagian input dari pusat-pusat pengelolaan. Ada dua kategori pusat biaya yaitu bersifat teknis dan direksi. Biaya teknis adalah biaya yang dapat dikalkulasi atau yang dapat diperkirakan dengan cermat, misalnya biaya langsung. Biaya direksi adalah biaya yang sukar diperkirakan secara tepat sebelumnya (seperti biaya riset) sehingga untuk sebagian besar tergantung kepada kebijaksanaan moneter.
3. Pusat penghasilan (profit Center), prestasi kerja diukur dengan perbedaan angka antara hasil (output) dan pengeluaran(input). Hal ini dapat menentukan apakah secara ekonomis pusat bekerja dengan baik dan apakah manajer bertanggung jawab dengan baik atas pelaksanaan tugasnya.
4. Pusat investasi (invesment center), sistem pengawasan tidak hanya menghitung nilai moneter input dan output, akan tetapi juga menghitung perbandingan output dengan aktiva yang dipergunakan untuk produksi.

b.    Jenis-jenis anggaran

Ada dua kelompok jenis anggaran yaitu anggaran operasional dan anggaran finansial. Anggaran operasional menunjukkan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi dalam periode anggaran biasanya dengan bentuk (ukuran) pisik dan biaya. Anggaran finansial memuat perincian jumlah uang yang akan dikeluarkan organisasi dalam periode yang sama dan dari mana uang tersebut akan didapat.

Metode Pengawasan Anggaran Khusus

a.    Planning Program Budgeting System

PPBS dikembangkan untuk membantu manajemen dalam melakukan identifikasi dan penghapusan program- program yang memakan biaya dan menyalin program- program lai serta memberikan sesuatu peralatan analisa benfis dan cost setiap program atau kegiatan.

Unsur-unsur penting PPBS :

1.      Pelaksanaan analisa dan spesifikasi tujuan-tujuan dasar dalam setiap kegiatan utama atau lingkupan program.

2.      Pelaksanaan analisa keluaran setiap program dalam bentuk tujuan-tujuan khusus

3.      Pengukuran biaya total program untuk beberapa tahun dimuka.

4.      Penentuan alternatif-alternatif yang paling efektif dalam pencapaian tujuan-tujuan dasar pada biaya terkecil.

5.      Pelaksanaan implementasi PPBS dalam bentuk yang sistematik dan teratur sehingga keputusan-keputusan anggaran diwaktu yang akan datang menjadi sasaran analisa.

b.    Zero Base Budgeting

Membagi program- program suatu organisasi menjadi “paket keputusan” yang terdiri dari tujuan, kegiatan dan sumber daya yang dibutuhkan, biaya dihitung “dari permulaan”, seperti program belum pernah ada . Ada tiga segi utama ZBB yaitu:

1.    Perumusan paket keputusan yang menguraikan kegiatan, biaya dan kegunaan setiap satuan organisasi secara individual.

2.    Penyusunan rangking kegiatan dalam urutan prioritas.

3.    Pengalokasian sumber daya atas dasar rangking kegiatan.

4.    Akuntansi Sumber Daya Manusia (Human Resource Accounting).

HRA menunjukkan dan menekankan pada pentingnya sumber daya manusia. Karyawan yang berpengetahuan tinggi, terlatih dan loyal dalam suatu proses pencapaian penghasilan dan total aktiva perusahaan. Konsep ini mengatakan bahwa sumber daya manusia sebagai suatu aktiva, penentuan biaya investasi dan pemeliharaan atas nilai ekonomis manusia dalam organisasi.