13 Tips Manajemen Waktu yang Akan Merubah Hidup Anda
Jika
anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu
memulai dengan belajar bagaimana secara efisien mengelola waktu anda. Siapa pun
yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana
mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat,
baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup
anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh
jumlah energi yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukan.
Apakah
anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang
dijadwalkan?
Apakah
anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri?
Apakah
anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa
hasil positif?
Jika
jawaban untuk salah satu pertanyaan di atas adalah YA, maka sudah saatnya untuk
mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan
efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi
lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan
waktu untuk kebaikan anda sendiri.
1.
Menguasai daftar hal-hal yang harus anda
lakukan (to-do lists)
To-do lists yang
baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta
tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam
daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan
untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari
tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.
Anda tidak boleh
meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang baik
dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus
menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di
daftar anda.
2.
Buat rencana SMART
(Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan tugas
yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai
menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik
dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang
lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir
minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena
di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari
pekerjaan di hari-hari sebelumnya.
3.
Belajarlah untuk mengatur prioritas anda
Anda harus belajar
bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling
penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk
menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan
melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan
sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil
yang tidak signifikan.
4.
Kunci manajemen waktu yang sukses adalah
delegasi
Kunci sukses
manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas
sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan
delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara
dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas
yang benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih
untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu
karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang
anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan
dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar
dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi
orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.
5.
Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’
Anda harus belajar
untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat
anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk
menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus
menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam
sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin
lakukan atau yang perlu diselesaikan.
6.
Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan
yang lebih kecil
Teknik lain yang
akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas
panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi
beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola
baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit
setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang.
Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa
kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat
menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda
hal tersebut.
7.
Perfeksionisme membutuhkan waktu
Anda harus mencoba
menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk
hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup
waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih
menyenangkan.
8.
Kenali waktu dimana anda lebih produktif
Adalah normal bahwa
kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih
produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai
alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda
bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun.
Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah
untuk menangani tugas yang paling sulit.
9.
Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk
nanti
Anda perlu belajar
untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk
tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda
lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.
10.
Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan
perhatian anda
Selama jam kerja,
cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu anda
melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin
harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda
memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya
dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.
11.
Jangan lupa diri anda sendiri
Ketika anda membuat rencana,
jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu
istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar
berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika
diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan
sesuatu yang anda sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak
membuat perbedaan dalam tidur anda, tetapi dapat memberikan kepuasan dan
mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri
anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.
12.
Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu
anda
Untuk dapat
mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di
mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan
log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu
selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per
jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap
tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk
istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat
mulai menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan
yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan
yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak
memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda, anda
melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus
meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.
13.
Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak
terduga
Masukkan dalam
rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi
rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga.
Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda,
dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya.
Manajemen waktu
adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga
mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda
waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting
bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik.